Postoje brojni primjeri nepodudarnosti između informacija u planskim dokumentima i u tenderskoj dokumentaciji kod ugovornih organa, a portal PratimoTendere donosi analizu ove pojave

Kroz rad na analizama rizika od zloupotreba u postupcima javnih nabavki portal PratimoTendere je identifikovao rasprostranjenu pojavu kod ugovornih organa da prilikom sačinjavanja i objavljivanja planova nabavki kao predmet nabavke navode glavnu kategoriju robe, usluge ili rada, ali bez preciznijeg specificiranja tačnije određenog predmeta nabavke, a prilikom pokretanja postupka nabavke u obavještenju o nabavci i tenderskoj dokumentaciji navode detaljniju specifikaciju, tako da se nazivi predmeta nabavki u planu nabavki i obavještenju o nabavci i tenderskoj dokumentaciji ne podudaraju, a to se odnosi i na ostale obavezne elemente stavki plana nabavki kao što su procijenjena vrijednost, vrijeme pokretanja i slično.

Tako, na primjer, kod „Nabavke usluga kalibracije uređaja Narda SRM-3006 i uređaja Gauss Meter FW Bell 5180” JZU INSTITUTA ZA JAVNO ZDRAVSTVO RS (otvoreni postupak, zaključuje se ugovor, procijenjena vrijednost 6935,00 KM) ugovorni organ se u tački 1.4.3 referiše na redni broj nabavke u planu nabavki: 6, usluge. Međutim, u planu nabavki pod 6. usluge se navodi: SERVISIRANJE RASHLADNIH SISTEMA, КLIMA, VENTILACIONIH SISTEMA I AGREGATA, otvoreni postupak, procijenjene vrijednosti 197.840,00 KM, s opcijom zaključenja okvirnog sporazuma na 2 godine. Evidentno je da će ugovorni organ na osnovu ove stavke u planu nabavki pokrenuti još postupaka javnih nabavki koji se predmetom u širem smislu mogu podvesti pod SERVISIRANJE RASHLADNIH SISTEMA, КLIMA, VENTILACIONIH SISTEMA I AGREGATA, ali ponuđač koji želi saznati više o budućim postupcima koji će biti pokrenuti neće moći saznati više detalja o tome dok sami postupci ne budu pokrenuti.

Sličan slučaj je nabavka „Hidraulično ulje VG 46 (11.600 litara)“ ugovornog organa RUDNIK UGLJA "KREKA" D.O.O. TUZLA (putem otvorenog postupka s procijenjenom vrijednošću 40.000,00 KM, zaključuje se ugovor) ugovorni organ se u tački 4. referiše na redni broj nabavke u planu nabavki: pozicija 85. Međutim, na poziciji 85. privremenog plana nabavki navodi se: Motorna i industrijska ulja, otvoreni postupak, procijenjene vrijednosti 309.000,00 KM, s opcijom zaključenja ugovora na 12 mjeseci. Isto tako je dakle evidentno da će ugovorni organ na osnovu ove stavke u planu nabavki pokrenuti još postupaka javnih nabavki koji se predmetom u širem smislu mogu podvesti pod Motorna i industrijska ulja ali ponuđač koji želi saznati više o budućim postupcima koji će biti pokrenuti neće moći saznati više detalja o tome dok sami postupci ne budu pokrenuti.

Ovakva praksa je široko rasprostranjena u sistemu javnih nabavki u BiH, ponavlja se iz godine u godinu, i postavlja se opravdano pitanje da li su opisane nepodudarnosti u nazivu predmeta nabavke, procijenjenim vrijednostima, vremenu pokretanja postupaka, ustvari način da se ispoštuje Zakon o javnim nabavkama (član 17.), a da se duh i smisao odredbe Zakona koja reguliše planiranje nabavki i objavu planova suštinski izigra, ili je pak riječ o neophodnosti pošto ugovorni organ ne može s preciznošću unaprijed odrediti koje sve nabavke će u budućem periodu trebati.

U vezi s tim, treba priznati da ugovorni organ nije uvijek u mogućnosti tačno znati šta će mu od široke palete roba, usluga ili radova zatrebati, tako da su određeni izuzeci mogući i shvatljivi, ali to ne bi smjelo postati opšte primjenjivo pravilo postupanja. 

Razmotrimo šta kaže propis koji reguliše pitanje plana. Dakle, član 17. Zakona o javnim nabavkama koji reguliše uslove za početak postupak javne nabavke, propisuje:

„(1) Ugovorni organ započinje postupak javne nabavke ako je nabavka predviđena u planu nabavki. 

(2) Plan nabavki sadrži sljedeće podatke: 

a) naziv predmeta javne nabavke; 

b) brojčanu oznaku i naziv predmeta nabavke iz JRJN; 

c) vrstu postupka; 

d) da li se predmet dijeli na lotove; 

e) vrstu ugovora; 

f) hoće li biti zaključen ugovor o javnoj nabavci ili okvirni sporazum; 

g) period trajanja ugovora o javnoj nabavci ili okvirnog sporazuma; 

h) procijenjenu vrijednost nabavke; 

i) okvirni datum pokretanja postupka nabavke; 

j) izvor finansiranja; 

k) podatak za koju se godinu plan donosi; 

l) dodatne napomene“. 

Dalje, stav (5) navedenog člana Zakona propisuje da ugovorni organ objavljuje plan nabavki na portalu javnih nabavki, i to najkasnije u roku od 30 dana od dana usvajanja budžeta, odnosno finansijskog plana ili drugog dokumenta kojim se odobravaju sredstva za nabavke, u formi i na način kako je definisano u sistemu „e-Nabavke“.

Stav (6) propisuje da u slučaju neusvajanja budžeta, odnosno finansijskog plana ili drugog dokumenta kojim se odobravaju sredstva za nabavke, ugovorni organ objavljuje privremeni plan javnih nabavki za period privremenog finansiranja.

Važno je naglasiti da je faza planiranja jako važna u lancu nabavke i treba joj posvetiti veliku pažnju. Plan javnih nabavki je zvanični dokument u kojem se detaljno planira potrošnja javnih sredstava putem provođenja jednog od postupaka javne nabavke koji su propisani Zakonom. Takođe, ugovorni organi bi trebali blagovremeno donijeti planove nabavki, u skladu sa budžetom, odnosno finansijskim planom. Budžetom/finansijskim planom se u većini slučajeva ne razrađuje detaljno potrošnja finansijskih sredstava, nego se sredstva planiraju u okviru određenih budžetskih pozicija bez detaljne razrade kojom se definiše u koje će namjene biti potrošena. Obaveza svakog ugovornog organa je da transparentno i ekonomično troši javna sredstva, te iz toga proizilazi da se namjena budžetska sredstava mora predvidjeti i detaljno planirati.

Prema tome, plan nabavki za određenu budžetsku/finansijsku godinu sadrži javne nabavke koje ugovorni organ planira pokrenuti i provesti u toj konkretnoj godini za koju se plan nabavki i donosi. Ukoliko ugovorni organ iz nekog razloga ne usvoji budžet odnosno finansijski plan ili drugi dokument kojim se odobravaju sredstva za nabavke, u tom slučaju objavljuje privremeni plan nabavki koji vrijedi za period privremenog finansiranja.

U slučaju hitnih nabavki, koje nisu predviđene planom nabavki, ili određenih izmjena plana moguće je da se plan nabavke izmijeni, tj. dopuni sa tom novonastalom nabavkom.

Jedna od namjena plana nabavki je da informiše ponuđače o namjeri pokretanja postupaka nabavke radi njihovog planiranja i blagovremenog informisanju u cilju adekvatnih prirpema i organizacije poslovanja.

Što se tiče obaveznog sadržaja plana, on mora sadržavati naziv predmeta javne nabavke i brojčanu oznaku i naziv predmeta nabavke iz JRJN, kao i ostale obavezne podatke propisane tačkama od c) do l) stava (2) člana 17. ZJN. Dakle, pored naziva predmeta javne nabave, plan mora sadržavati i naziv predmeta nabavke iz JRJN. Korištenjem JRJN kodova postižu se preciznost i jasnoća, jer JRJN kodovi precizno opisuju vrstu robe, usluge ili radova koje ugovorni organ želi nabaviti. To osigurava jasnoću u dokumentu plana nabavki i olakšava razumijevanje potreba nabavke. Također je korisna zbog standardizacije, pošto su JRJN kodovi standardizovani unutar Evropske unije (i zemalja kandidata), što omogućuje usklađenost s međunarodnim praksama i olakšava usporedbu sličnih nabavki na nivou EU i šire. Isto tako omogućavaju lakše pretraživanje i identifikaciju tendera i ugovornim organima i ponuđačima, a na kraju kroz korištenje JRJN kodova, ugovorni organ može sistematično pratiti svoje nabavke, analizirati potrošnju po kategorijama i unaprijediti strategije nabavki na osnovu tih podataka.

Prema tome, predmeti nabavke trebali bi biti podudarni u planu nabavki i tenderskoj dokumentaciji kako bi se osigurala jasnoća, transparentnost i usklađenost sa Zakonom o javnim nabavkama. To uključuje upotrebu istih ili sličnih opisa, naziva i specifikacija proizvoda, usluga ili radova u oba dokumenta.

Međutim, u praksi se ipak može dogoditi da se u planu nabavki koriste generalni nazivi ili glavne kategorije (kao što su "IT usluge" ili "građevinski radovi"), dok se u tenderskoj dokumentaciji koriste precizniji nazivi ili CPV kodovi. Razlog tome može biti što ugovorni organ u planu nabavki želi generalno opisati svoje potrebe, dok u tenderskoj dokumentaciji želi precizno definisati šta se zahtijeva od ponuđača.

Ipak, kako bi se izbjegle nesporazumi i osigurala dosljednost, preporučljivo je da se opisi i nazivi predmeta nabavke u planu nabavki što je moguće više podudaraju s onima u tenderskoj dokumentaciji. To olakšava razumijevanje potreba nabavke, i pomaže ponuđačima da bolje pripreme svoje ponude te smanjiti mogućnost nesporazuma ili žalbe tokom postupka javne nabavke. Naprotiv, ako nazivi predmeta nabavke nisu podudarni u planu nabavki i tenderskoj dokumentaciji, to može dovesti do niza problema i komplikacija u procesu javnih nabavki.  Ako nazivi i opisi predmeta nabavke nisu jasno definisani i podudarni u oba dokumenta, to može dovesti do nesporazuma s potencijalnim ponuđačima. Ponuđači možda neće precizno razumjeti što se traži i kakve proizvode, usluge ili radove trebaju ponuditi.

Nepodudarnost između plana nabavki i tenderske dokumentacije može stvoriti nelojalnu konkurenciju među ponuđačima. Naime, ponuđači koji su bolje razumjeli stvarne potrebe nabavke na osnovu tenderske dokumentacije mogli bi biti u nepoštenoj prednosti u odnosu na one koji su se oslanjali na generalne nazive iz plana nabavki. Ponuđači koji smatraju da su bili oštećeni ili da nisu imali jasne smjernice mogu uložiti žalbu, što može produžiti proces nabavke i stvoriti dodatne troškove i neugodnosti. Na kraju nedosljednosti u nazivima i opisima predmeta nabavke mogu dovesti do nedostatka transparentnosti u procesu javnih nabavki. Transparentnost je ključna u osiguravanju pravične konkurencije, sprječavanju korupcije i promovisanju efikasnosti u javnim nabavkama.

Stoga je važno da su nazivi i opisi predmeta nabavke podudarni u planu nabavki i tenderskoj dokumentaciji kako bi se ne samo ispoštovao član 17. ZJN već i osigurala jasnoća, dosljednost, pravična konkurenciija i transparentnost u procesu javnih nabavki.

(pratimotendere.ba)